Top of this document
Go directly to navigation
Go directly to page content

Leonie Nijenmanting

Stagiair Communicatie en PR

Welke taken voer je uit en wat heb je daarvoor nodig?

Hier vind je meer informatie over de taken die je doet en meer informatie die je daarvoor nodig hebt. Deze pagina is niet compleet, maar deze kan je zelf aanvullen voor je opvolger(s).

Release mails

Iedere twee weken, op woensdagen, versturen we een mail naar onze klanten. Daarin leggen we uit wat we hebben verbeterd aan de websites. Als stagiair ben je verantwoordelijk voor het versturen van deze e-mails.
Dit kan soms wat tijd in beslag nemen, dus het is handig om op de woensdagen dat er een release plaatsvindt 's middags 2 uur in je agenda in te plannen.

Het versturen van de release mails gaat als volgt:
Eerst zal de backender die verantwoordelijk is voor de release een artikel aanmaken voor elke Anymeta versie die gereleased gaat worden. Daarin staat dan een simpele uitleg van de veranderingen die die week zullen worden doorgevoerd. Deze pagina's controleer je en je kan de tekst wat herschrijven. Vaak is de tekst vooral geschreven vanuit het oogpunt van Mediamatic. Naar de klanten toe willen we vooral uitleggen wat zij aan de verbeteringen zullen hebben.

Nu kan je de e-mails per versie opstellen. Deze pagina vertelt je hoe je dat precies doet. Stuur je mail altijd eerst ter controle naar Minke, dan zal zij kijken of de tekst goed loopt en of de links werken (Dit controleer je zelf natuurlijk ook.)

In Basecamp Vind je onder het project MML - Mediamatic Lab het kopje 'Communicatie: externe communicatie'. Daar kan je een lijst met webmasters vinden. Aan deze mensen verstuur je de mail over de desbetreffende versie.

Projectpagina's aanmaken

Voor elk project dat we doen, maken we een projectpagina aan. Deze komt in het portfolio te staan. Als stagiair ben je verantwoordelijk voor het aanmaken van deze projectpagina's. Tijdens het LAB overleg op maandagochtend hoor je vaak wanneer nieuwe projecten 'live' gaan, maar projectmanagers zullen het ook zelf aangeven.

Bij de projectmanager kan je vragen om de volgende informatie:

  • Wat houdt het project precies in?
  • Wat doet mediamatic voor dit project? Bouwen we alleen een website of zetten we ook installaties in?
  • Wanneer gaat de website 'live' of vindt het evenement plaats?
  • Wie hebben er meegewerkt aan de kant van Mediamatic?
  • Wie is verantwoordelijk aan de kant van de klant?

Wanneer je deze informatie hebt ontvangen, kan je een artikel aanmaken op mediamatic.nl. Daarin beschrijf je het project en sla je de pagina op. In dit artikel lees je meer over de gewenste schrijfstijl en wat je waar in het artikel vertelt.

Als je dit hebt gedaan, ga je naar de admin van de pagina en volg je deze stappen:

  • Klik op het tabblad admin.
  • Onderin zie je 'verander de soort van deze pagina', deze verander je naar 'artefact'.
  • Sla je pagina op, maar sluit hem niet.
  • Bovenaan bij 'type artefact' vink je 'artikel' uit, en vink je 'project' aan.
  • Stel de zichtbaarheid voor nu in op 'view: mij'.

Ga nu naar het tabblad 'tekst'.

  • Onderaan vul je de startdatum van het project in. (vraag de projectmanager welke datum dat is als je dat niet weet)
  • Stel de precisie in op 'maand'.

Nu ga je naar het tabblad 'relaties'.

  • Geef de projectmanager de rol 'Projectmanagement'.
  • Geef andere mediamatic-medewerkers die aan het project werken de rol 'Mediamatic team'.
  • Geef verantwoordelijken aan de kant van de klant de rol 'Opdrachtgever'.

Stuur altijd nog even de link naar de pagina door naar de projectmanager. Die kan dan nog feedback geven of dingen aanpassen. Als de projectmanager goedkeuring geeft, mag je de zichtbaarheid van de pagina weer op zichtbaar voor iedereen zetten.

Je hebt nu een projectpagina aangemaakt. Sla deze op; hij zal nu automatisch in het portfolio verschijnen.

'Crew' pagina's

Op de sites van Mediamatic Lab en op stichting Mediamatic hebben we een pagina met werknemers. Dit is een set, en als stagiair ben je verantwoordelijk voor deze pagina's. Dit betekent dat je zorgt dat nieuwe medewerkers in de set komen te staan, en dat mensen die weg zijn uit de lijst worden gehaald.

Rechten ontnemen

Mensen die niet langer bij Mediamatic werken, mogen ook geen rechten als editor of system administrator hebben op onze websites. Daarom is het belangrijk dat je deze rechten ontneemt nadat een werknemer is vertrokken. De office manager stuurt je eens in de zoveel tijd een lijstje met namen. LET OP: controleer altijd dat diegene ook echt weg is, en niet bijvoorbeeld nog een week moet werken.

Dan kan je op deze pagina een lijst vinden met alle websites en system administrator wachtwoorden. Je zal per site moeten kijken of mensen rechten hebben. Ga naar de website. Als e-mailadres vul je 1 in, en voor het wachtwoord kijk je in de lijst.

Zet dan /admintools achter de url. Dus bijvoorbeeld: www.mediamatic.nl/admintools. Daar vind je een lijst met opties, en zoek je naar MemberAdministration. Zoek daar de namen. Je ziet gelijk welke rechten iemand heeft. Klik op de naam, en vink alles behalve 'member' uit. Zo kan de persoon nog steeds inloggen en zijn of haar profiel gebruiken, maar hebben ze geen rechten meer om pagina's te bewerken.

Vacatures

Wanneer we een vacature hebben, is het aan jou om deze te communiceren. Als eerste ga je naar www.mediamatic.net/werk. Zorg dat je ingelogd bent en rechten hebt!

Nu zie je alle vacatures. Zoek de vacature die je zichtbaar wil maken. Klik op de pagina, en controleer de tekst. Kijk vooral onderaan naar de sluitingsdatum van de vacature. In de admin van de pagina kan je op het tabblad admin een einddatum voor publicatie instellen; wanneer mensen niet meer op de vacature kunnen reageren is de pagina ook niet meer zichtbaar.

Op de fileserver vind je een overzicht met websites waarop wij regelmatig vacatures plaatsen. Daarvoor kijk je hier: Kantoor/8-kantoor/LAB communicatie/002 Arbeidsmarktcommunicatie/(Stage) vacatures

Zorg ervoor dat deze tekst ALTIJD onder je vacature tekst staat:
Acquisitie op basis van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Je krijgt anders veel werving- en selectiebureaus die ons gaan bellen, waar we niet mee willen werken.

Kom je ook?

Het symposium Kom je ook? biedt vier keer per jaar een dagprogramma met een thema dat aansluit op de laatste ontwikkelingen en trends in de culturele sector waarbij sprekers uit binnen- en buitenland voorbeelden uit de praktijk geven.
Meestal is er een vaste stagiair voor KJO, maar Minke zal jou ook vragen dingen te regelen. Het is bijvoorbeeld belangrijk te weten hoe het kopen van een kaartje werkt, want hier zal je geregeld vragen over krijgen.

Anymeta Lunch

De Anymeta Lunch organiseren we voor onze klanten. Deze lunch vindt eigenlijk altijd plaats tijdens Kom Je Ook? (KJO). Deze lunch heeft als doel voor Mediamatic om acquisitie te verrichten. Zo proberen we onze klanten te overtuigen van de voordelen van de laatste Anymeta versie, en doen wij hen een aanbod om over te stappen. Het doel naar klanten toe is om contact met hen te houden, hen te inspireren en de kans te bieden om feedback te geven op Anymeta.

Als stagiair ben je verantwoordelijk voor het uitnodigen van gasten, en samen met Minke kijk je naar de indeling van de lunch. Hiervoor is het belangrijk dat je de klanten op tijd een uitnodiging stuurt. De lijst met klanten vind je hier: Kantoor/8-kantoor/LAB communicatie/006 Clients/Anymeta lunch juni 2011

Plan ongeveer 5 weken voor KJO tijd in met Ino om de lijst door te nemen; hij kan je vertellen of er mensen op staan die niet meer bij een bedrijf werken of dat mensen niet relevant zijn om uit te nodigen.

Hou een lijst met reacties bij; we bieden relaties niet alleen een lunch aan, maar ook een kaartje voor het hele KJO-programma. Daarom willen we weten:
- Wie naar het hele KJO-programma en de lunch komt;
- Wie alleen naar de lunch komt;
- Wie niet aanwezig zal zijn.

Stuur 2 weken voor KJO een reminder naar degenen die nog niets hebben laten weten.

Een week voor KJO stuur je een mail naar iedereen die zich heeft aangemeld met meer informatie over de lunch.

Tijdens de lunch ben je aanwezig om een verslag van de lunch te schrijven en vragen te beantwoorden. De dag na KJO plaats je op www.mediamatic.nl het verslag van de lunch. Dit verslag mail je ook naar iedereen, zowel naar degenen die er wel waren als naar degenen die niet aanwezig konden zijn.

Handige links

Mediamatic procedures. Hier vind je artikelen met uitleg over installaties en projecten.
Overzicht Anymeta versies. Dit overzicht laat zien welke websites op welke versie zitten.
Media en opmaak. Verschillende manieren om dingen op te maken op de website.
Google Calendar

Bijdragen 
Leonie Nijenmanting, judith philipsen, Dorien Beekveldt 
Reacties